Privacyverklaring
TC Manager · INCITE
1. Over deze verklaring
INCITE (KvK 39073606, Nijetrijne) levert TC Manager, een online dienst waarmee sportverenigingen hun technische commissie organiseren. In deze verklaring staat welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, en welke rechten je hebt.
Het is belangrijk om twee situaties uit elkaar te houden:
- Gegevens in de omgeving van een vereniging, zoals leden, teams, kwalificaties, vergaderingen en evaluaties. Daarvoor is de vereniging verantwoordelijk. Wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van de vereniging, volgens de verwerkersovereenkomst. Heb je een vraag over je gegevens bij een vereniging, zoals over je teamindeling? Neem dan contact op met die vereniging. Wij helpen de vereniging om je verzoek af te handelen.
- Gegevens die wij zelf verwerken, voor onze website, de aanmelding van verenigingen, gebruikersaccounts, ondersteuning en facturatie. Daarvoor zijn wij verantwoordelijk. Daar gaat de rest van deze verklaring over.
2. Welke gegevens, waarvoor en op welke grond
| Wanneer | Welke gegevens | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Je meldt een vereniging aan | Naam, e-mailadres, functie binnen de vereniging; naam, plaats, sport en bondsnummer van de vereniging; datum van akkoord met de voorwaarden | De aanmelding bevestigen, de omgeving aanmaken, je clubbeheerder maken, en kunnen aantonen dat de vereniging akkoord ging | Uitvoering van de overeenkomst met de vereniging; gerechtvaardigd belang |
| Je meldt een vereniging aan | Een versleutelde (gehashte) waarde van je IP-adres | Misbruik van het aanmeldformulier beperken (maximaal aantal aanmeldingen per uur) | Gerechtvaardigd belang: beveiliging |
| Je hebt een account | Naam, e-mailadres, versleuteld wachtwoord, instellingen voor tweestapsverificatie, de verenigingen en rollen waartoe je toegang hebt, je meldingsvoorkeuren | Inloggen, je toegang beveiligen en je de juiste meldingen sturen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Je gebruikt de dienst | Logboek met wie wat wanneer deed (gebruikers-ID, handeling, tijdstip, verzoek-ID), zonder vrije tekst | Beveiliging, het onderzoeken van fouten en misbruik, en verantwoording aan de vereniging | Gerechtvaardigd belang: beveiliging |
| Je neemt contact op | Naam, e-mailadres, inhoud van je vraag | Je vraag beantwoorden | Gerechtvaardigd belang |
| Je vereniging neemt een abonnement | Naam en adres van de vereniging, contactpersoon, e-mailadres voor facturen, betaalgegevens en betaalhistorie | Factureren en betalingen verwerken | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke bewaarplicht |
| Je bezoekt de website | Technische gegevens zoals IP-adres en browser, in serverlogs | De website veilig en werkend houden | Gerechtvaardigd belang |
Wij gebruiken je gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet en maken geen profielen. Wij nemen geen beslissingen over jou die alleen door een computer worden genomen.
3. Cookies
Wij gebruiken alleen cookies die nodig zijn om in te loggen en ingelogd te blijven, en om formulieren te beveiligen. Wij gebruiken geen analytische of tracking-cookies. Daarom vragen wij geen toestemming voor cookies.
4. Hoe lang wij gegevens bewaren
- Onbevestigde aanmeldingen: de bevestigingslink is 48 uur geldig; daarna wordt de gehashte IP-waarde gewist en na 30 dagen de hele aanmelding.
- Bevestigde aanmeldingen en accounts: zolang de vereniging de dienst gebruikt. Wordt je toegang bij alle verenigingen ingetrokken, dan blijft je account bestaan totdat je vraagt om het te verwijderen, of uiterlijk 12 maanden na je laatste login.
- Na het einde van een abonnement: de omgeving van de vereniging blijft 90 dagen beschikbaar voor export en wordt daarna verwijderd.
- Logboek: 24 maanden.
- Facturen en betaalgegevens: 7 jaar, vanwege de wettelijke bewaarplicht.
- Serverlogs: 365 dagen.
- Back-ups: worden na 30 dagen overschreven.
5. Met wie wij gegevens delen
Wij delen gegevens alleen als dat nodig is om de dienst te leveren of als de wet ons dat verplicht. Wij werken met deze partijen:
- Hosting: de dienst draait op een eigen virtuele server van INCITE bij STRATO binnen de EU.
- E-mail: e-mails worden verstuurd via SMTP server van Brevo.com
- Betalingen: betalingen worden verwerkt door Mollie.
Met partijen die namens ons gegevens verwerken hebben wij afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding. Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.
6. Beveiliging
Wij nemen passende maatregelen om gegevens te beschermen. Zo zijn verenigingen strikt van elkaar gescheiden, controleren wij bij elk verzoek opnieuw of iemand daar rechten voor heeft, gaat alle verkeer versleuteld, worden wachtwoorden versleuteld opgeslagen, staan bijlagen afgeschermd en houden wij een logboek bij. Ondersteuning in de omgeving van een vereniging gebeurt alleen tijdelijk, met een vastgelegd doel, en wordt gelogd.
7. Je rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken, en je gegevens in een bruikbaar bestand te krijgen. Veel gegevens van je account kun je zelf wijzigen onder Mijn account.
Stuur je verzoek via het contactformulier. Wij reageren binnen een 1 dag. Wij kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen. Gaat je verzoek over gegevens in de omgeving van een vereniging, dan sturen wij het door naar die vereniging.
8. Klachten
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
9. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen als de dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien welke versie geldt. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij de clubbeheerders.