Algemene voorwaarden

Versie 1.0 · geldig vanaf 05-11-2026

1. Wie wij zijn

TC Manager is een online dienst van INCITE, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 39073606, gevestigd in Nijetrijne. In deze voorwaarden heet INCITE “wij”. Je bereikt ons via het contactformulier

2. Begrippen

Dienst: TC Manager, de webapplicatie waarmee een sportvereniging haar technische commissie organiseert, inclusief de website, e-mailmeldingen en ondersteuning.
Vereniging: de sportvereniging die zich aanmeldt en de dienst gebruikt. De vereniging is onze klant.
Clubbeheerder: de persoon die de vereniging aanmeldt, en iedere andere gebruiker aan wie de vereniging die rol geeft.
Gebruiker: iedereen die met een account namens de vereniging toegang heeft tot de dienst, zoals TC-leden, trainers en bestuurders.
Verenigingsgegevens: alle gegevens die de vereniging of haar gebruikers in de dienst invoeren of importeren, zoals leden, teams, indelingen, kwalificaties, vergaderingen, besluiten, evaluaties en documenten.
Verwerkersovereenkomst: de overeenkomst over de verwerking van persoonsgegevens die als bijlage bij deze voorwaarden hoort.

3. Toepassing

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de dienst. Door de aanmelding te bevestigen gaat de vereniging akkoord met deze voorwaarden en met de verwerkersovereenkomst. Algemene voorwaarden van de vereniging gelden niet.

4. Aanmelden en account

Een vereniging meldt zich aan via het aanmeldformulier en bevestigt het e-mailadres van de aanvrager. Na bevestiging is de omgeving van de vereniging direct actief en is de aanvrager clubbeheerder.
De aanvrager verklaart dat hij bevoegd is om namens de vereniging deze overeenkomst aan te gaan, of daarvoor toestemming heeft van het bestuur.
De vereniging kiest bij het aanmelden haar sport. Die bepaalt welk wedstrijdreglement de dienst gebruikt voor controles. Wij kunnen de sport op verzoek wijzigen.
De clubbeheerder bepaalt wie toegang krijgt en met welke rol. De vereniging is verantwoordelijk voor alles wat gebeurt onder de accounts van haar gebruikers.
Gebruikers houden hun inloggegevens geheim. Clubbeheerders gebruiken tweestapsverificatie zodra wij die aanbieden of verplicht stellen.

5. Proefperiode

Na de aanmelding mag de vereniging de dienst 14 dagen kosteloos gebruiken.
Wij laten de clubbeheerder uiterlijk 7 dagen voor het einde van de proefperiode weten dat die afloopt. Kiest de vereniging dan geen abonnement, dan stopt de toegang aan het einde van de proefperiode. De verenigingsgegevens blijven daarna nog 90 dagen bewaard, zodat de vereniging alsnog kan starten of haar gegevens kan exporteren. Daarna verwijderen wij ze.

6. Abonnement, prijzen en betaling

Na de proefperiode gebruikt de vereniging de dienst op basis van een betaald abonnement. De actuele prijzen staan op de prijzenpagina. Prijzen zijn in euro’s en inclusief BTW
Het abonnement loopt per augustus en wordt steeds stilzwijgend met dezelfde periode verlengd, tenzij de vereniging of wij het opzeggen.
De vereniging betaalt vooraf, via de betaalmogelijkheden in de dienst of op factuur, binnen 14 dagen na de factuurdatum.
Betaalt de vereniging niet op tijd, dan sturen wij een herinnering. Is er 14 dagen na die herinnering nog niet betaald, dan mogen wij de toegang beperken tot alleen lezen en exporteren, totdat is betaald.
Wij mogen de prijzen eenmaal per jaar aanpassen. Een prijswijziging melden wij ten minste 2 maanden van tevoren. Is de vereniging het er niet mee eens, dan mag zij het abonnement opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

7. Wat de dienst doet

De dienst ondersteunt de technische commissie bij onder meer:

seizoenen, leeftijdscategorieën, teams en trainingstijden;
spelers, trainers en andere personen met hun functies en kwalificaties, zoals trainersdiploma’s en de geldigheid van een VOG;
de teamindeling, van concept via review en accorderen tot publicatie, met controle op het wedstrijdreglement van de bond;
dispensaties en licenties, zaalrooster en zaalhuur;
organisatie (organogram), jaarcyclus, taken, vergaderingen, notulen en het besluitenregister;
meldingen in de app en per e-mail, en het importeren van leden uit een ledenadministratie;
later ook evaluaties en gespreksverslagen, een documentbibliotheek met leesbevestiging, exports, een beleidsdashboard en jaarverslag, trainingsplanning en betalingen.

De regelcontrole is een hulpmiddel. De vereniging blijft zelf verantwoordelijk voor het naleven van het reglement van haar bond en voor beslissingen over spelers, teams en vrijwilligers.

8. Regels voor gebruik

De vereniging gebruikt de dienst alleen voor het organiseren van haar eigen verenigingsactiviteiten en houdt zich aan de wet, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De vereniging voert alleen gegevens in die nodig zijn voor dat doel. Gegevens over gezondheid, geloof, afkomst of andere bijzondere categorieën van persoonsgegevens horen niet in de dienst, ook niet in vrije tekstvelden, notulen, evaluaties of bijlagen. Een VOG zelf wordt niet geüpload; alleen de datum en geldigheid worden vastgelegd.
Het is niet toegestaan de dienst te gebruiken om anderen lastig te vallen, inhoud te verspreiden die onrechtmatig is, of de dienst of andere verenigingen te verstoren, te onderzoeken op kwetsbaarheden zonder onze toestemming, of te overbelasten.
Handelt een gebruiker in strijd met deze regels, dan mogen wij zijn toegang blokkeren. Bij ernstige of herhaalde overtreding mogen wij de toegang van de vereniging opschorten. Wij overleggen eerst met de clubbeheerder, tenzij direct ingrijpen nodig is om schade te voorkomen.

9. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

Wij doen ons best om de dienst steeds beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid.
Gepland onderhoud doen wij zoveel mogelijk buiten trainings- en vergadertijden en kondigen wij vooraf aan als het langer dan een uur duurt.
Wij mogen de dienst verbeteren en functies toevoegen, wijzigen of beëindigen. Verdwijnt een functie die de vereniging wezenlijk gebruikt, dan melden wij dat ten minste 2 maanden van tevoren en mag de vereniging het abonnement tegen die datum opzeggen.
Vragen kunnen worden gesteld via het contactformulier. Wij reageren binnen 1 werkdag.
Om een probleem op te lossen kan een van onze medewerkers tijdelijk toegang krijgen tot de omgeving van de vereniging. Dat gebeurt alleen voor dat doel, voor een beperkte tijd, en wordt vastgelegd in het logboek van de vereniging.

10. Gegevens en privacy

De verenigingsgegevens zijn en blijven van de vereniging. Wij gebruiken ze alleen om de dienst te leveren, zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst.
Voor persoonsgegevens in de dienst is de vereniging verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. De verwerkersovereenkomst regelt dit en geldt als onderdeel van deze voorwaarden.
Voor de gegevens die wij zelf nodig hebben, zoals de gegevens van de aanvrager, gebruikersaccounts en de facturatie, zijn wij zelf verantwoordelijk. Hoe wij daarmee omgaan staat in onze privacyverklaring.
Wij mogen geanonimiseerde, niet tot personen of verenigingen herleidbare gegevens gebruiken om de dienst te verbeteren, bijvoorbeeld hoeveel teams gemiddeld worden ingedeeld.

11. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de dienst, de software, de vormgeving en de standaardinhoud, zoals de standaardjaarcyclus en de reglementen, liggen bij ons of onze licentiegevers. De vereniging krijgt een niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken zolang het abonnement of de proefperiode loopt.

12. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot vergoeding van directe schade en tot het bedrag dat de vereniging in de 12 maanden voor de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de dienst heeft betaald. Tijdens de proefperiode zijn wij niet aansprakelijk, behalve voor schade door opzet of bewuste roekeloosheid.
Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde inkomsten, boetes van een bond, of schade doordat de vereniging op de regelcontrole heeft vertrouwd.
Deze beperkingen gelden niet als de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van onze leiding.
De vereniging moet schade zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen 12 maanden nadat zij die ontdekte, schriftelijk bij ons melden.
Wij zijn niet aansprakelijk bij overmacht, zoals storingen bij internet- of hostingpartijen, stroomuitval, of maatregelen van de overheid.

13. Duur en opzegging

De vereniging kan het abonnement opzeggen via de dienst of per e-mail, tegen het einde van de lopende abonnementsperiode. Wij kunnen het abonnement opzeggen met een termijn van 3 maanden.
Wij mogen de overeenkomst direct beëindigen als de vereniging na een schriftelijke herinnering haar verplichtingen niet nakomt, failliet gaat of wordt ontbonden.
Na het einde van de overeenkomst kan de clubbeheerder nog 90 dagen inloggen om de verenigingsgegevens te exporteren. Daarna verwijderen wij de verenigingsgegevens definitief, ook uit back-ups zodra die volgens de vaste termijn worden overschreven.

14. Wijzigen van deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Een wezenlijke wijziging melden wij ten minste 30 dagen voordat die ingaat aan de clubbeheerders. Is de vereniging het er niet mee eens, dan mag zij het abonnement opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

15. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij eerst samen in overleg op. Lukt dat niet, dan is de rechtbank Leeuwarden bevoegd.